الإدارة الالكترونية

      الإدارة الإلكترونية هي نظام إداري يستخدم الوسائل والأدوات التي توفرها التكنولوجيا لتحقيق قيادة أسهل وأكثر مرونة، مما يوفر وقت وجهد العديد من طاقم العمل، الأمر الذي يحسن الإنتاج، ويساعد على رفع كفاءة العمل.

تتجلى أهمية الإدارة الإلكترونية في المزايا التي تقدمها كبديل للإدارة التقليدية وبالخصائص التي تتميز بها عن سابقتها، وفيما يلي عرض لهذه الخصائص وتلك الأهمية:

أولا- خصائص الإدارة الإلكترونية:

تتمتع الإدارة الإلكترونية بعدد من الخصائص يمكن ذكرها فيما يلي [محمد الحسن، 2011، ص. ص  77-87، بتصرف]:

1.    تراجع بيروقراطية الإدارة: الكثير من المعوقات والعقبات الإدارية التي ترسخت وبقيت لسنوات في إطار الإدارة التقليدية بسبب البيروقراطية يمكن أن تتلاشى وتصبح ماضيا بفعل تبني الإدارة الإلكترونية، هذه الأخيرة التي أتاحت الخدمة للمواطن 24/24 ساعة 7/7 أيام بكل شفافية.

2.    الهيكل التنظيمي الشبكي: لا تقوم الإدارة الإلكترونية على مثل تلك الهياكل التنظيمية الأفقية أو العمودية ولا حتى المصفوفية، ولا تعرف التسلسل الوظيفي المعمول به في الإدارات التقليدية، بل تعمل في إطار الهيكل الشبكي الذي يهدف إلى ربط المصالح بشكل يسهل توريد الخدمة للمواطن في أقل وقت ممكن وبدقة عالية.

3.    إدارة بدل أرشفة: الإدارة الإلكترونية تهتم بإدارة الملفات وليس بالاحتفاظ بها وتكديسها في الأرشيف.

4.    إدارة بلا مكان ولا زمان: يمكن للموطن الاستفادة من خدمات الإدارة الإلكترونية يوميا بلا حدود زمانية والولوج من أي مكان مرتبط بالشبكة.

5.    المرونة: الإدارة الإلكترونية إدارة مرنة حيث تعمل من خلال تقنياتها وشبكاتها على الاستجابة السريعة للأحداث والتجاوب معها.

6.    توفير المعلومات: حيث تعمل على توفير البيانات للعاملين بها، ومن ثم استغلالها الاستغلال الأمثل في رفع كفاءة المؤسسة

بالإضافة إلى خصائص أخرى يمكن ذكرها فيما يلي:

·       تقديم يد العون للإدارة العليا والمساعدة في التخطيط من أجل القيادة المُثلى للمؤسسة.

·       متابعة العملاء على مواقع التواصل الاجتماعي، وعلى موقع المؤسسة.

·       متابعة العاملين بالشركة لمعرفة مدى رضاهم عن المهام الموكلة إليهم.

·       العمل على تقديم أفضل الخدمات الإلكترونية للعاملين.

·       إجراء الحوار والمناقشة الإلكترونية بين عناصر العملية الإدارة لتحقيق التواصل السريع والفعال.

·       إرسال التقارير بكيفية سير الأعمال.

·       القيام بحفظ البيانات الإلكترونية المتعلقة بالمؤسسة، ومن ثم توثيق ما يستحق منها.

·       السرعة في إنجاز المهام الإدارية المختلفة.

·       الاستغناء عن مسألة الارتباط الوثيق بالمؤسسة الفعلية.

·       استبدال البريد الصادر والوارد بالبريد الإلكتروني.

·       سهولة الإجراءات.

·       توفير الموارد البيئية كالورق مثلًا، مما يساهم في خفض ميزانية الشركة، وأيضًا ترشيد استهلاك الموارد.

·       اليسر في تنظيم وإعداد الاجتماعات ولقاءات العمل.

·       الإبداع في عرض المحتوى.

ثانيا- أهمية الإدارة الإلكترونية

يمكن إبراز مدى أهمية الإدارة الإلكترونية من خلال النقاط التالية:

1.    تعتبر الإدارة الإلكترونية بديل عصري يواكب التطور الذي يلبي مطالب المواطنين في الحصول على خدمات أفضل وأسرع، وهي ذات أهمية خاصة بالنسبة للمجتمعات التي واجهت أو تواجه أزمات خانقة في ظل إداراتها التقليدية.

2.    للقطاع العام مشكلات إدارية الشيء الذي دفعه للبحث عن حلول، ولعله كان الحل الأنسب هو تغيير نمط إدارته من الأسلوب التقليدي البيروقراطي الجامد إلى نمط إداري إلكتروني يتميز بالمرونة والشفافية. والقطاع الخاص هو الآخر معرض للمنافسة ومن ذلك استوجب عليه هذا الوضع تبني إدارة قائمة على تكنولوجيات متطورة، وعليه فالإدارة الإدارة الإلكترونية تعتبر مخرج أزمة للقطاعين العام والخاص فيما يتعلق بجانب الإدارة وضرورة تطويرها [محمد الحسن، 2011، ص 20].

3.    تعمل الإدارة الإلكترونية على خفض تكاليف العمل الإداري مع رفع مستوى الأفراد والمؤسسات، فبالتحول إلى الشكل الإلكتروني يتم الاستغناء على الكثير من التكاليف المرتبطة بالورق والحبر واليد العاملة التقليدية، والتنازل عن العديد من الإجراءات البيروقراطية التي تستهلك الكثير من الوقت واستبدالها ببروتوكولات رقابة وفحص تلقائية للمعلومات المتدفقة داخل نظام المعلومات للمؤسسة، مما يعطي أفضلية في تقديم الخدمة بدقة وسرعة أعلى، كما يساهم في رفع أداء الأفراد والمؤسسات بحيث تصبح تعالج المؤسسة أكبر عدد من طلبات المواطنين أو الزبائن في أقل وقت ممكن مما يزيد من مردوديتها الإدارية أو الاقتصادية.

4.    تبرز أهمية تبنى الإدارة الإلكترونية كذلك في أهمية تجاوز مشكلة البعدين الجغرافي والزمني، حيث يتم الاستغناء عن نظام الدوام التقليدي والانتقال إلى الوقت الحر للعمل أي 24/24 ساعة خلال 7/7 أيام في الأسبوع، لأن الخدمة تكون متاحة على الخط مباشرة وبدون الحاجة إلى الانتقال، حيث يقوم المواطن أو الزبون بطلب الخدمة والاستفادة منها عن بعد.

5.    تساعد الإدارة الإلكترونية على التخطيط للمشاريع المستقبلية، وذلك من خلال المعطيات الضخمة المخزنة في قواعد البيانات، وبالاستعانة بأنظمة المعلومات والأنظمة الخبيرة يمكن التنبؤ بسلوك العديد من المتغيرات في المستقبل، كالتنبؤ بحجم الطلب المستقبلي على منتج معين على أساس المعطيات الحالية والماضية في إطار نظام المعلومات، الشيء الذي يسهل عملية اتخاذ القرار بإضافة خط إنتاج جديد أو فتح فرع آخر للإنتاج لتغطية حجم الطلب المتزايد مثلا [محمد الكبيسي، 2008، ص38، بتصرف].

6.    تخفيض تكاليف الإنتاج وزيادة ربحية المنظمة، وذلك كما هو مبين في النقطة السابقة فعملية التنبؤ بالطلب المستقبلي توفر على المؤسسة الكثير من التكاليف والوقت، كما قد تضطر المؤسسة إلى التخلي عن فروع معينة أو خطوط إنتاج محددة نتيجة ظهور مؤشرات في نظام المعلومات تبين تناقص الطلب بشكل مستمر على منتج معين مع مرور الوقت، واتخاذ القرار المناسب هنا في الوقت المناسب يزيد من ربحية المؤسسة أو يحافظ على الأقل على مستوى الربح في حدود مقبولة.

7.    تلافي مخاطر التعامل الورقي والاستفادة من الفرص المتاحة للعمل الحر في أسواق التكنولوجيا المتقدمة. [TURBAN & OTHERS, 2008,P43].

8.    تبرز أهمية الإدارة الإلكترونية كذلك في إلغاء الفوارق الجغرافية بين المواطنين، بحيث تتيح لهم وبسهولة الاستفادة العادلة والمتساوية من الخدمات الرئيسية، وبالتالي فهي تستهدف المجتمع بأسره بغض النظر عن الموقع الجغرافي ومع تدنية تكلفة الحصول على الخدمات [SERESHT & OTHERS, 2008, P55].

من خلال النقاط السابقة يتضح أن الإدارة الإلكترونية مرحلة تطور للإدارة لا بد منها لما توفره من خصائص وتحققه من مزايا هامة جدا.