الإدارة الالكترونية

      لتطبيق الإدارة الإلكترونية في مؤسسة حكومية أو خاصة لا بد من اتباع خطوات منهجية واضحة، يجمع العديد كم الباحثين في هذا المجال على أنه يمكن ترتيبها وفقا لما يلي [أحمد، 2009،ص72 - 73]:

أولا- قناعة ودعم الإدارة العليا بالمنشأة:

ينبغي على المسئولين بالمنشأة أن يكون لديهم القناعة التامة والرؤية الواضحة لتحويل جميع المعاملات الورقية إلى الإلكترونية كي يقدموا الدعم الكامل والإمكانات اللازمة للتحول إلى الإدارة الإلكترونية.

ثانيا- تدريب وتأهيل الموظفين: الموظف هو العنصر الأساسي للتحول إلى الإدارة الإلكترونية، لذا لابد من تدريب وتأهيل الموظفين كي يجتازوا الأعمال عبر الوسائل الإلكترونية المتوفرة، وهذا يتطلب عقد دورات تدريبية للموظفين أو تأهيلهم على رأس العمل.

ثالثا- توثيق و تطوير إجراءات العمل: من المعروف أن لكل منشأة مجموعة من العمليات الإدارية أو ما يسمى بإجراءات العمل، فبعض تلك الإجراءات غير مدونة على ورق أو أن بعضها مدون منذ سنوات طويلة ولم يطرأ عليها أي تطوير، لذا يجب توثيق جميع الإجراءات و تطوير القديم منها كي توافق مع كثافة العمل، ويتم ذلك من خلال تحديد الهدف لكل عملية إدارية تؤثر في سير العمل وتنفذها بالطرق النظامية، مع الأخذ بالاعتبار قلة التكلفة وجودة الإنتاجية.

رابعا- توفير البنية التحتية للإدارة الإلكترونية: يقصد بالبنية التحتية أي الجانب المحسوس في الإدارة الإلكترونية من تأمين أجهزة الحاسب الآلي وربط الشبكات الحاسوبية السريعة والأجهزة المرفقة معها وتأمين وسائل الاتصال الحديثة.

خامسا- البدء بتوثيق المعاملات الورقية القديمة إلكترونيا: المعاملات الورقية القديمة و المحفوظة في الملفات الورقية ينبغي حفظها إلكترونيا بواسطة الماسحات الضوئية (Scanners).وتصنيفها ليسهل الرجوع إليها.

سادسا- البدء ببرمجة المعلومات الأكثر انتشارا:  البدء بالمعاملات الورقية الأكثر انتشارا في جميع الأقسام وبرمجتها إلى معلومات إلكترونية لتقليل الهدر في استخدام الورق وعلى سبيل المثال: نموذج طلب إجازة يطبق في جميع الأقسام بلا استثناء فمن الأفضل البدء ببرمجته وتطبيقه. [أحمد،2009،ص72] 

2-7- عوامل نجاح عملية تطبيق الإدارة الإلكترونية: يمكن إيجاز اهم عوامل نجاح عملية تطبيق الإدارة الإلكترونية  في العشر نقاط التالية:

أولا- وضوح الرؤية الاستراتيجية للمسئولين في المنشأة، ولاستيعاب الشامل لمفهوم الإدارة الالكترونية من تخطيط وتنفيذ وإنتاج وتشغيل وتطوير كما نلاحظ في بعض الدوائر الحكومية والشركات التجارية وجود إعلانات كبيرة بالمنشأة لتوضيح الرؤية والرسالة.

ثانيا- الرعاية المباشرة والشاملة للإدارة العليا بالمنشأة والبعد عن الإشكالية والارتجالية في معالجة الأمور.

ثالثا- التطوير المستمر لإجراءات العمل ومحاولة توضيحها للموظفين وإمكانية استيعابها، وفهم أهدافها، مع التأكيد على تدوينها وتصنيفها.

رابعا- التدريب والتأهيل وتأمين الاحتياجات التدريبية لجمع الموظفين كلا حسب تخصصه.

خامسا- التحديث المستمر لتقنية المعلومات ووسائل الاتصال مع العمل على تحقيق مبدأ الشفافية والتطبيق الأمثل للواقعية.

سابعا- تأمين سرية المعلومات للمستفيدين من خدمات الإدارة الإلكترونية.

ثامنا- الاستفادة من التجارب السابقة وعدم تكرار الأخطاء.

تاسعا- التعاون الإيجابي بين الأفراد والإدارة داخل المنشأة وترك الاعتبارات الشخصية مع العمل على خلق التوعية الشاملة عند الموظفين بأهمية هذه الإدارة الإلكترونية.

عاشرا- إعداد دراسة متكاملة لما موجود فعلا من نظم معلومات منجزة وأجهزة ومعدات وشبكات في الإدارة .